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Questions Fréquentes

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MES DÉMARCHES PRÉVOYANCE

Quelles sont les démarches à effectuer pour déclarer un arrêt de travail ?

Pour déclarer un arrêt de travail merci de nous renvoyer les éléments suivants :

  • La «demande de règlement de prestations Incapacité de travail-Invalidité» (document remis et pré-rempli par votre employeur) 
  • les bordereaux (ou copie) de la Sécurité sociale correspondant à la période indemnisée.

Cas particuliers temps partiel pour raison médicale, adressez-nous une attestation mentionnant, mois par mois :

  • le salaire brut correspondant à l'activité à temps partiel,
  • le salaire brut qui aurait été versé en cas de travail à temps complet.

Vous pouvez aussi effectuer votre déclaration d'arrêt de travail directement sur votre espace client.dans la rubrique "SANTE-PREVOYANCE"

Quelles sont les pièces à fournir pour la constitution d'un dossier d'invalidité ?

Les pièces à fournir en cas d'invalidité d'un de mes salariés sont les suivantes :
  • une "Demande de règlement de prestations Incapacité - Invalidité" (document remis et pré-rempli par votre employeur) complétée.
  • une photocopie de la notification de la décision délivrée par la Sécurité sociale, une photocopie des justificatifs de paiement de la rente par la Sécurité sociale.

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Quelles sont les pièces à fournir en cas de rupture du contrat de travail ?

Pour nous informer de la date de sortie de votre salarié (e), vous devez effectuer une DSN "événementielle". A défaut nous retourner une photocopie du certificat de travail précisant la date de la rupture du contrat (cette date devant tenir compte éventuellement des congés payés et du préavis).

En cas de rupture de contrat de travail, mon salarié peut-il continuer à bénéficier des garanties « prévoyance» de l'entreprise ?

Le dispositif de la portabilité des droits permet à tout salarié dont le contrat de travail est rompu et qui est indemnisé par l'assurance chômage de conserver pendant une durée limitée le régime de prévoyance et / ou de frais de santé dont il bénéficiait dans son ancienne entreprise.

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Que se passe-t-il en cas de rupture du contrat de travail lorsque le salarié est en arrêt maladie ou en invalidité ?

Vous mettez fin au contrat de travail de votre salarié placé en invalidité ou en arrêt de travail. Suivant la situation personnelle de votre salarié, il peut continuer à percevoir ses droits après étude de son dossier.

En savoir plus sur la portabilité des garanties prévoyance

 

LE MANDAT SEPA SANTÉ / PRÉVOYANCE

Qu'est-ce que le prélèvement SEPA ?

Le prélevement SEPA (Single Euro Payments Area) est la norme européenne de paiement dématérialisé depuis début 2016 . Tous les télérèglements sont désormais traités sous ce format.

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Que dois-je faire pour passer au prélèvement SEPA ?

Si vous réglez déjà vos cotisations par télérèglement, vous devez nous retourner signé le mandat que nous avons mis à votre disposition sur votre espace client.

Où puis-je trouver mon mandat santé / prévoyance à signer ?

Dans votre espace client entreprise sur Klesia.fr. Vous devrez vous inscrire ou vous connecter à votre espace, puis télécharger, imprimer, compléter et signer votre mandat avant de nous le renvoyer à l'adresse de retour indiquée.

Quelle est la durée de vie d'un mandat SEPA ?

Les mandats de prélèvement SEPA sont valables jusqu'à révocation de votre part. Cette révocation peut être faite à tout moment sur simple demande écrite. 

A savoir : un mandat qui n'aurait pas été utilisé pendant une période de 36 mois (à compter de la date d'échéance du dernier prélèvement SEPA) devient caduque et ne doit donc plus être utilisé.

Que faire en cas de changement de compte bancaire ?

L'entreprise ou le tiers déclarant n'ont aucune démarche préalable à effectuer. Le mandat SEPA, à nous retourner signé, sera créé et mis à disposition sur l'espace client Entreprise dès la prochaine déclaration avec un paiement par prélèvement SEPA. Si le mandat signé ne nous parvient pas avant la date de paiement, il n'y aura pas d'incidences sur le prélèvement qui sera présenté normalement à la banque du client.

Je paie mes cotisations par le biais du mandat SEPA, ai-je besoin d'envoyer des documents à ma banque ?

Non. Le mandat que vous aurez signé doit simplement nous être impérativement retourné à l'adresse de retour mentionné sur celui-ci.

Lors de la mise en place du mandat SEPA, les cotisations seront-elles prélevées sans mon accord ?

Aucun prélèvement ne pourra être effectué sans votre autorisation préalable. Vous êtes toujours à l'initiative du montant à prélever ainsi que de la date d'échéance indiquée dans votre déclaration.

LES DÉCLARATIONS ET RÈGLEMENTS DE COTISATIONS

Quels sont les paramètres de cotisations ?

Toutes les sommes versées au salarié, les salaires et gains, les indemnités de congés payés, les indemnités, primes, gratifications et autres avantages sont soumis à cotisations

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Je souhaite imputer mon solde créditeur sur mes cotisations dues, est-ce possible ?

Vous ne devez pas déduire le crédit de vos cotisations. Vous n'avez pas à formuler de demande de remboursement, il est effectué automatiquement dans un délai maximum de 3 mois, après la notification du solde.

LES DÉCLARATIONS ET RÈGLEMENTS DE SALAIRES

Quand et comment dois-je déclarer les salaires de mes employés ?

La DSN est un fichier déclaratif mensuel, contenant les données nominatives des salariés. Il est généré de façon automatique par le logiciel de paie, compatible avec la norme NEODES. La DSN a remplacé la DADS-U depuis janvier 2018.


Les salaires doivent donc être déclarés tous les mois :

  • au plus tard le 5 du mois suivant pour les employeurs d'au moins 50 salariés et dont la paie est versée au cours du même mois que la période de travail ;
  • au plus tard le 15 du mois dans les autres cas (employeurs de 50 salariés et plus en décalage de paie, employeurs de moins de 50 salariés).
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J'ai reçu ma facture annuelle mais je ne suis pas d'accord avec le montant

La contestation doit obligatoirement être formulée par courrier qui précisera les modifications à apporter (erreur sur salaire, date, sommes isolées..).

Je déclare les salaires via la DADS-U. Comment retrouver mes codifications ?

KLESIA met à votre disposition un outil d'assistance au paramétrage des logiciels de paie facilitant vos déclarations de salaires.

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LA DSN

Contrats Carcept prev (P0954 & P0971) : On me notifie que ma DSN contient des anomalies non bloquantes, pourquoi ?

Des modifications dans notre outil de gestion ont généré la création de nouvelles fiches de paramétrage DSN avec de nouvelles références contrats. Une nouvelle fiche de paramétrage est disponible sur votre espace client Klesia et votre espace Net-entreprise. 
Vous pouvez modifier votre logiciel de paie dès maintenant et vous avez jusqu’ au 30 avril pour effectuer cette modification.
Dans l'attente de vos changements, vos anciens paramètres restant valables ils permettront d’intégrer correctement votre DSN, cependant vous recevrez un CRM vous notifiant d’une anomalie de paramétrage non bloquante.

Contrats Carcept prev (P0954 & P0971) : On me notifie que ma DSN contient des anomalies non bloquantes, pourquoi ?

Des modifications dans notre outil de gestion ont généré la création de nouvelles fiches de paramétrage DSN avec de nouvelles références contrats. Une nouvelle fiche de paramétrage est disponible sur votre espace client Klesia et votre espace Net-entreprise. 
Vous pouvez modifier votre logiciel de paie dès maintenant et vous avez jusqu’ au 30 avril pour effectuer cette modification.
Dans l'attente de vos changements, vos anciens paramètres restant valables ils permettront d’intégrer correctement votre DSN, cependant vous recevrez un CRM vous notifiant d’une anomalie de paramétrage non bloquante.

Comment paramétrer ma DSN Santé-Prévoyance ?

Nous vous invitons à télécharger votre fiche de paramétrage santé/prévoya,ce directement sur votre compte net-entreprise.fr ou sur votre espace client entreprise Klesia.

En savoir plus sur Klesia.fr

Comment dois-je déclarer mes salariés en cumul emploi-retraite dans ma DSN ?

Auparavant, un salarié en cumul emploi-retraite était rattaché à un contrat spécifique. Désormais, il n’y a plus de distinction entre les salariés et le dispositif de cumul -emploi retraite.

Sur votre DSN figure uniquement la rubrique « Cumul Emploi Retraite - S21.G00.30.023 » pour laquelle vous devrez renseigner "03 - Oui" ou "01 - Non" en fonction de la situation du salarié.

Quels sont les prérequis à la mise en place de la DSN ?

En tant qu'entreprise ou tiers déclarant, vous devez vous assurer que :

  • Votre logiciel gérant la paie et permettant de produire un fichier DSN est conforme au cahier technique de la norme de référence NEODeS (la liste des éditeurs est disponible sur le site www.dsn-info.fr)
  • Vous êtes inscrit à la DSN sur le site net-entreprises.fr
  • Votre numéro Siret est reconnu par le système DSN en utilisant le service "DSN contrôle Siret" mis à disposition sur net-entreprises.fr
  • Paramétrer votre logiciel de paie suite à la transmission de la fiche de paramétrage par le gestionnaire des cotisations (KLESIA si gestion directe ou délégataire de gestion en charge des cotisations)

Vous devez ensuite envoyer une première DSN en mode test pour vous assurer que les éléments transmis respectent bien les contrôles prévus. Dès que la DSN de test est validée, elle peut adresser la première DSN en mode "réel".

A quoi sert la fiche de paramétrage DSN ? Est-elle indispensable ?

La fiche de paramétrage DSN  n'est utilisée que pour les couvertures Prévoyance & Santé des Organismes Complémentaires (OC).  Elle contient les éléments nécessaires au paramétrage de votre logiciel de paie, afin que KLESIA puisse recevoir et traiter votre DSN.

Elle est indispensable car dans l'hypothèse de codes erronés la DSN ne sera pas correctement intégrée par Klesia et les informations y figurant ne pourront être traitées comme il se doit.