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Questions Fréquentes

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MES DÉMARCHES SANTÉ

Mon salarié a égaré sa carte de tiers payant, comment la faire renouveler ?

Vous pouvez en faire la demande par courrier, par e-mail ou par simple appel téléphonique auprès de notre service clients via la rubrique contact sur Klesia.fr.

Comment puis-je obtenir le résumé de mes garanties ?

Vous devez être en possession de la notice d'information établie par nos soins. Si vous ne l'avez plus, vous pouvez la télécharger sur Klesia.fr ou nous contacter sur Klesia.fr.

Comment inscrire un nouveau bénéficiaire sur le contrat d'un salarié ?

Pour faire bénéficier les membres de sa famille des avantages du contrat (dans la limite des bénéficiaires prévus dans les conditions générales), il doit nous adresser les pièces justificatives mentionnées dans la liste ci-dessous avec son bulletin d'affiliation.

Liste des pièces justificatives

En cas de rupture de contrat de travail, mon salarié peut-il continuer à bénéficier des garanties « Frais de santé » de l'entreprise ?

Le dispositif de la portabilité des droits permet à tout salarié dont le contrat de travail est rompu et qui est indemnisé par l'assurance chômage de conserver pendant une durée limitée le régime de prévoyance et / ou de frais de santé dont il bénéficiait dans son ancienne entreprise.

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LE MANDAT SEPA SANTÉ / PRÉVOYANCE

Qu'est-ce que le prélèvement SEPA ?

Le prélevement SEPA (Single Euro Payments Area) est la norme européenne de paiement dématérialisé à compter de début 2016 . Tous les télérèglements sont désormais traités sous ce format.

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Que dois-je faire pour passer au prélèvement SEPA ?

Si vous réglez déjà vos cotisations par télérèglement, vous devez nous retourner signé le mandat que nous avons mis à votre disposition sur votre espace client.

Où puis-je trouver mon mandat santé / prévoyance à signer ?

Dans votre espace client entreprise sur Klesia.fr. Vous devrez vous inscrire ou vous connecter à votre espace, puis télécharger, imprimer, compléter et signer votre mandat avant de nous le renvoyer à l'adresse de retour indiquée.

Quelle est la durée de vie d'un mandat SEPA ?

Les mandats de prélèvement SEPA sont valables jusqu'à révocation de votre part. Un mandat de prélèvement SEPA peut en effet être révoqué à tout moment sur demande écrite de votre part. De plus, un mandat qui n'aurait pas été utilisé pendant une période de 36 mois (à compter de la date d'échéance du dernier prélèvement SEPA) devient caduque et ne doit donc plus être utilisé.

Que faire en cas de changement de compte bancaire ?

L'entreprise ou le tiers déclarant n'ont aucune démarche préalable à effectuer. Le mandat SEPA, à nous retourner signé, sera créé et mis à disposition sur l'espace client Entreprise dès la prochaine déclaration DUCS (EDI ou Net-entreprises) avec un paiement par prélèvement SEPA. Si le mandat signé ne nous parvient pas avant la date de paiement, il n'y aura pas d'incidences sur le prélèvement qui sera présenté normalement à la banque du client.

Ai-je besoin d'envoyer des documents à ma banque ?

​Non. Le mandat que vous aurez signé doit simplement nous être impérativement retourné à l'adresse de retour mentionné sur celui-ci.

Lors de la mise en place du mandat SEPA, les cotisations seront-elles prélevées sans mon accord ?

Aucun prélèvement ne pourra être effectué sans votre autorisation préalable. Vous êtes toujours à l'initiative du montant à prélever ainsi que de la date d'échéance indiquée dans votre déclaration DUCS.

LES DÉCLARATIONS ET RÈGLEMENTS DE COTISATIONS

Quels sont les paramètres de cotisations ?

Toutes les sommes versées au salarié, les salaires et gains, les indemnités de congés payés, les indemnités, primes, gratifications et autres avantages sont soumis à cotisations.

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Je règle mes cotisations via la DUCS. Comment retrouver mes codifications ?

KLESIA met à votre disposition un outil d'assistance au paramétrage des logiciels de paie facilitant vos déclarations de cotisations.

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Je souhaite imputer mon solde créditeur sur mes cotisations dues, est-ce possible ?

Vous ne devez pas déduire le crédit de vos cotisations. Vous n'avez pas à formuler de demande de remboursement, il est effectué automatiquement dans un délai maximum de 3 mois, après la notification du solde.

LES DÉCLARATIONS ET RÈGLEMENTS DE SALAIRES

Quand et comment dois-je déclarer les salaires de mes employés ?

Chaque année, au plus tard le 31 janvier, l'employeur doit déclarer nominativement les salaires versés pour l'ensemble de ses salariés au cours de l'exercice précédent.

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J'ai reçu ma facture annuelle mais je ne suis pas d'accord avec le montant

La contestation doit obligatoirement être formulée par courrier qui précisera les modifications à apporter (erreur sur salaire, date, sommes isolées..).

Je déclare les salaires via la DADS-U. Comment retrouver mes codifications ?

KLESIA met à votre disposition un outil d'assistance au paramétrage des logiciels de paie facilitant vos déclarations de salaires.

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LA DSN

Où puis-je trouver des informations sur la DSN ?

Vous trouverez de nombreuses informations dans notre rubrique DSN sur Klesia.fr.

Les sites www.dsn-info.fr ainsi que www.net-entreprises.fr regroupent l'ensemble des informations liées à la DSN.

Retrouvez également sur le site de l'Agirc-Arrco : la synthèse des questions les plus fréquentes et les documents utiles DSN.

Quels sont les prérequis à la mise en place de la DSN ?

En tant qu'entreprise ou tiers déclarant, vous devez vous assurer que :

  • Votre logiciel gérant la paie et permettant de produire un fichier DSN est conforme au cahier technique de la norme de référence NEODeS (la liste des éditeurs est disponible sur le site www.dsn-info.fr)
  • Vous êtes inscrit à la DSN sur le site net-entreprises.fr
  • Votre numéro Siret est reconnu par le système DSN en utilisant le service "DSN contrôle Siret" mis à disposition sur net-entreprises.fr
  • Paramétrer votre logiciel de paie suite à la transmission de la fiche de paramétrage par le gestionnaire des cotisations (KLESIA si gestion directe ou délégataire de gestion en charge des cotisations)

Vous devez ensuite envoyer une première DSN en mode test pour vous assurer que les éléments transmis respectent bien les contrôles prévus. Dès que la DSN de test est validée, elle peut adresser la première DSN en mode "réel".

A quoi sert la fiche de paramétrage DSN ? Est-elle indispensable ?

La fiche de paramétrage DSN  n'est utilisée que pour les couvertures Prévoyance & Santé des Organismes Complémentaires (OC).  Elle contient les éléments nécessaires au paramétrage de votre logiciel de paie, afin que KLESIA puisse recevoir et traiter votre DSN.

Elle est indispensable car dans l'hypothèse de codes erronés la DSN ne sera pas correctement intégrée par Klesia et les informations y figurant ne pourront être traitées correctement.